豆知識Column

プリンターの使用履歴、印刷物のログ管理の必要性

あなたのオフィスでは「印刷物の管理」はしっかり行われているでしょうか。印刷物からの情報漏えいを防ぐために、誰が何を印刷したかを把握する「ログ管理」の必要性が注目されています。今回は印刷物のログ管理についてご紹介します。

印刷物にまつわる問題

顧客情報流出など、情報漏洩のニュースが数多く報道され、個人情報や機密情報の取り扱いに注目が集まっています。文書はほとんどが電子化されるようになってきたため、各企業様はパソコンやサーバーへの不正アクセス対策やウイルス対策に取り組み、またUBSなどでのデータの持ち出しの制限したりと、それぞれに対策を施されているかと思います。

しかし、実は情報漏えいの経路で盲点なのが、印刷物からの漏えいなのです。

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データをみてもわかるように、まだまだ紙(印刷物)からの情報漏えいが半数以上をしめています。にも関わらず、先述のネットワーク系のセキュリティ対策や、データ持ち出しに対してのセキュリティ対策は充実してきているのに、印刷物に関しての情報漏えい対策に関しては、まだまだ対策が少ないというのが現状なのです。

印刷物のログ管理について

数少ない対策のなかでも、印刷物の情報漏えい対策として有効なことのひとつとして言われているのが、『印刷ログの管理』です。印刷物のログ管理を行えば、誰がいつ印刷したかという履歴を把握できるようになります。例えば、「印刷日時」「印刷したファイル名」「どのアプリケーションソフトで印刷したか」「どのパソコン、プリンターで印刷したか」などを記録を残せば、万が一問題が起きた場合にも原因究明を容易に行うことができます。また、「なぜ今になってこの資料を印刷したのだろう?」と、不自然な印刷をチェックすることも可能です。

さらに、印刷ログをチェックしていることを社内に周知することで、「監視されている」という心理的なプレッシャーを社員に与え、情報漏洩を抑止する効果も期待できます。このように印刷物のログ管理は、情報漏洩の原因究明だけでなく、情報漏洩防止の役割も担っているといえるでしょう。

ログ管理はどのようにして行えば良い?

印刷物のログ管理は、各プリンターの機能としてついている場合が多いです。(*どの項目までを取得できるか、閲覧方法など、プリンターによって違うため、ご利用のプリンターメーカーへお問い合せください。)ただし、プリンターについているログ管理機能だけでは ログを取得しているだけで“分析がしづらい”“全プリンターを一緒に把握できず意味がない”という声をよく聞きます。

そこで印刷ログの管理・分析でオススメしたいのが、以下の2製品です。

◆印刷イメージログ監視システム『PrintInsigt(プリントインサイト)』

http://www.printinsight.jp/

製品紹介:一般的な印刷ログ情報の取得のほかに、今までの印刷ログ取得では難しかった「印刷イメージログ」をPDFで取得することで(※特許出願中)ユーザーの印刷行動を把握・監視し、印刷文書からの情報漏えいを効果的に抑止することのできる、Windows対応の“印刷イメージログ監視システム”です。もちろん、全プリンターの印刷ログ取得・管理します。

◆トナー・インク調整ソフト「TonerSaver(トナーセーバー)」

http://150.95.176.169/tonersaverjp/

製品紹介:トナー・インク調整ソフト「TonerSaver(トナーセーバー)」に無償で付属しているTonerSaverサーバーを利用する方法もあります。TonerSaverをインストールしたクライアントPCから送られてくる印刷ログを自動的に収集し、サーバーPCで印刷ログを集中管理することができます。また同時に、トナー削減額や印刷枚数の推移、カラー印刷とモノクロ印刷の比率をグラフィカルに閲覧することも可能なので、結果として印刷コスト削減と情報漏洩防止の2つの効果が期待できます。

TonerSaverのメインの機能は、印刷の際にトナーやインクの使用量を1%から最大75%まで調整することのできる『トナーセーブ機能』ではありますが、トナーやインクのコスト削減も図りつつ、印刷セキュリティも強化したいという企業様にはおすすめです。

今なら、TonerSaverは最大2か月の無償評価版も提供中です。
この機会に一度お試しされてはいかがでしょうか。

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製品に関するご質問は、お問い合わせフォームもしくはお電話にて承っております。
また無償評価版をご用意しておりますので、お気軽にお試しください。

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