豆知識Column

ペーパーレス化でコスト削減!実際に行うことは出来る?

仕事をする上で書類は欠かせません。とはいえ、次から次へと増え続ける書類の印刷コストは馬鹿になりませんね。そこでコスト削減を目的とした「ペーパレス化」の導入を目指す企業は少なくないようです。そこで今回はペーパレス化について考えてみます。

ペーパレス化によるメリット

ペーパレス化は書類を印刷せずに端末やネットワーク上に置くことで、必要なファイルをパソコン等の画面上で確認するというもの。ペーパレス化を行うことの最大のメリットは、用紙やインク・トナーといった印刷コストを削減できることにあります。特にプリンターで印刷する書類やコピー・FAXによって使われる印刷物の量は、現在では膨大な量となっているのは間違いありません。

またペーパレス化は印刷コストの削減だけでなく、書類を保管する場所が不要となることからの省スペース化や、検索の利便性、紛失リスクの防止にもつながります。そして省エネ・エコといった社会貢献にも寄与すると言っても良く、ペーパレス化のメリットは決して小さいものではありません。

ペーパレス化を実現できない理由

しかしながら、ペーパレス化を行うことのメリットを理解していても実際には導入を実現できない、という理由も多いようです。

・取引先に対しては紙で資料を提出する必要があるので、業務上の全てをペーパレス化するのは無理というケース

・紙なら気づいたときにすぐメモ書きができるから便利、ペーパレス化するとかえって業務効率が悪くなるといった意見に負けてしまうケース

・稟議書や帳票はすべて紙で行っているから、というケース。これまでの書類と管理が異なることへの抵抗感はかなり高いと言わざるを得ません。

・ペーパレス化を実現するためのネットワーク環境やデバイスが用意できないというケース。クラウドファンディングによって管理をする場合でも、それなりの初期コストやランニングコストも発生するのでその予算が捻出できないのが理由でしょう

・経営者や担当役員、担当管理職のITリテラシーが低い場合に、上記4つの理由に過敏に反応するケース

ペーパレス化によって寄与されるメリットが、これらの理由によって霞んでしまい、結局はプリンターの印刷コストは削減できない、という状況になってしまっているようです。

ペーパレス化以外で印刷コストを削減する方法

なかなか導入を実現できないペーパレス化よりも、比較的容易に印刷コストを下げる方法が1つあります。それは「TonerSaver(トナーセーバー)」というソフトウェアを使う方法です。

TonerSaverは、印刷する際にトナーの使用量を調整することで、トナーの減りを抑える便利なソフトウェアです。印刷は今まで通りの手順でOK、印刷指示をした後に表示される専用のスライドバーでトナーの削減率を設定するだけで最大で75%ものトナーコストの削減を実現してくれます。すでに800社にのぼる企業様が導入し、印刷コストの削減を実現しています。

⇒トナーやインクのコストを最大75%削減するソフトウェア「TonerSaver」

印刷コストは大きく削減できるコスト領域の1つです。ペーパレス化で削減するも良し、TonerSaverを使って削減するもまた良し、結果としてコスト削減が実現できれば会社の収益に貢献できるのです。職場環境にあった方法で、印刷コストの削減を検討してみてはいかがでしょうか。

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