豆知識Column

プリンターの印刷コストの削減するための方法

コスト削減は、企業活動において避けられない命題です。その中で、プリンターでの印刷に関わるランニングコストの削減に取り組む企業が多くなってきたようです。そこで今回はプリンターによる印刷コストの削減方法についてご紹介します。

削減方法その1-白黒印刷を義務化する

プリンターのトナー使用量を抑えるためにも無駄なカラー印刷はしないこと、つまり白黒印刷を義務化します。文字だけのテキスト文書であっても、白黒印刷の指定をしないで出力すると黒以外のカラートナーを使用してしまいます。またカラーで作成した書類であっても文字校正用や社内確認用であるならば、白黒印刷を徹底することがコスト削減において大切です。

しかしながら、ほとんどのパソコンソフトやプリンタードライバーの初期設定値が「自動」や「カラー」になっていること、カラーで印刷する必要も多々あることから、その都度「白黒印刷」を指定する手間がかかることはデメリットと言えるかもしれません。

削減方法その2-濃度調整やグレースケール印刷を使用する

白黒印刷に限定してしまうと、グラフの微妙な色合いや文字の強調度合の判別がし難いといったデメリットもあります。その場合は濃度調整をしたり、グレースケール印刷をしたりすることでそのデメリットを解消できます。いずれも通常のカラー印刷よりもトナーの使用料を抑えることが可能です。

ただし、白黒印刷同様に、印刷の度に設定変更をする手間がかかることは否めません。また印刷してみたものの書類の再現性が悪かったり、文字がかすれて出でしまったりする場合もあるので、印刷をやり直さなければならないリスクがあるのも事実です。

削減方法その3-ペーパレス化する

印刷コストを削減する一番の方法は「印刷しない」こと、つまりペーパレス化を導入することでしょう。これまで印刷していた書類の全てをネットワーク上などに置き、端末の画面上で確認したり承認したりするという方法です。

とはいえ、この方法もなかなか実現に至らないのが実情です。ペーパレス化は印刷コストが削減できたとしても、導入時期にはクラウドファンディングのような環境を導入したり、場合によってはタブレットなどの携帯端末を支給したり、会議用のスクリーンシステムなどを導入したり、といったようにほかのコストが発生することが敬遠される大きな理由と言えるでしょう。

削減方法その4-トナーの使用量を制御するソフトウェアを使用する

白黒印刷や濃度調整・グレースケール印刷における、手間や印刷失敗のリスクを避け、なおかつ印刷コストを削減する方法として、トナーカットのソフトウェアを使用するという方法があります。

なかでも代表的なのが、すでに800社累計110万ライセンスの導入実績がある「TonerSaver(トナーセーバー)」というソフトウェアです。

⇒TonerSaverに関する詳細はこちらをご確認ください。

TonerSaverはパソコンにインストールするだけで、特別な操作は不要。今まで通りの手順で印刷可能で、印刷指示後に表示される専用のスライドバーでトナーの削減率を設定するだけで最大75%のトナーコストを削減することができます。

しかも、「強制白黒印刷」「強制両面印刷」といった制御もTonerSaverの設定画面上で一括設定できます。また、メールやワード、パワーポイントなどのアプリケーション毎にそれぞれの削減率を設定できたり、ファイル名で絞り込んで削減率を設定できたりと自社の都合に合わせた運用方法可能です。(※管理者が一括管理することも可能)また無償のTonerSaverを利用すれば、印刷ログを全て管理できるので、印刷の使用実態を把握し、さらなる削減すべきポイントを浮き彫りにするなどの使い方もできます。

TonerSaverは、社員の手間をかけずに、プリンターによる印刷コストを削減してくれる便利なソフトウェアです。コスト削減でお悩みであればぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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